SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI PENJUALAN
DENGAN MENGGUNAKAN
FRAMEWORK COBIT
Oleh:
NENENG
KUMALA
MI
12008
MANAJEMEN
INFORMATIKA
POLITEKNIC
INDOTEC
KENDARI
2014
KATA
PENGANTAR
Puji
syukur kepada Allah SWT. atas segala kemudahan dan karunia yang
dilimpahkan-Nya
sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah dengan judul
“SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN
DENGAN MENGGUNAKAN FRAMEWORK COBIT ”
makalah ini
disusun guna memenuhi tugas yang telah di berikan oleh dosen pembimbing politeknik
indotec kendari.
Penulis
dapat menyelesaikan makalah ini dengan bantuan dari semua pihak.
Untuk itu, pada
kesempatan ini penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada
Dosen pembimbing
yang telah membantu saya dalam membantu membuaat makaalah ini hingga
terselesaikannyamakalah ini yaitu :
1. YACOB
BREMEER,SE.MM. selaku dosen politeknik indotek kendari.
Penulis
menyadari bahwa makah ini masih jauh dari sempurna. Oleh
karena itu,
penulis sangat mengharapkan saran dan kritik yang membangun demi
kesempurnaan makah
ini. Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi semua pihak,
khususnya
pembaca yang membutuhkan informasi yang berkaitan dengan makalah
ini.
kendari,
26 April 2014
Penulis
ii
DAFTAR ISI
Halaman
Judul.................................................................................................................
i
Kata Pengantar ................................................................................................................
ii
Daftar
Isi..........................................................................................................................
iii
BAB I
PENDAHULUAN...................................................................................................1
1.1. Latar Belakang Masalah
.................................................................................1
1.2. Perumusan Masalah........................................................................................2
1.3. Pembatasan Masalah
......................................................................................2
BAB II LANDASAN TEORI ............................. ..............................................................3
2.1. Sistem
Informasi Akuntansi ........ ................ .................................................3
2.1.1.
Pengertian Sistem................................... .................... .........................3
2.1.2.
Pengertian Informasi .............................. .................... ........................3
2.1.3.
Pengertian Akuntansi .................... .................... .................................3
2.1.4.
Pengertian Sistem Akuntansi........ ................ .......................................3
2.1.5.
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ............. ..................................3
2.1.6.
Bagan Alir (Flowchart) .............................................. ................
.........5
2.2. Konsep
Dasar Sistem Penerimaan Kas Dari Penjualan Tunai .. ......................6
2.2.1.
Fungsi – fungsi yang terkait ........................................... .........
...........6
2.2.2.
Informasi yang dibutuhkan oleh Manajemen.............................. .........6
2.2.3.
Dokumen yang digunakan.................................................. .................7
2.2.4.
Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem......... ............. ..................7
2.2.5.
Catatan Akuntansi yang Digunakan .................................... ................8
2.3. Unsur
Pengendalian Intern .................................................. ..........................8
2.3.1.
Organisasi ..................................................... ......................................8
2.3.2.
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan ...... .............. ......................9
2.3.3.
Praktik yang Sehat.............................................................
...................9
2.4. Pengertian
Auditing Sistem Informasi ............................... .............................9
2.4.1.
Tipe-tipe metode proses audit sistem informasi................. ......... .........9
2.4.1.1.
Auditing Around the computer............................... ......... .................10
2.4.1.2.
Auditing Throught the computer ...................................... ...........
.....11
2.5.
Kebutuhan Akan Pengendalian Teknologi Informasi ........ .............................44
2.5.1.
Pengertian dan Penjelasan Framework COBIT.................. ......... ..........44
2.5.2.
Arahan-arahan yang terdapat dalam konsep framework COBIT... ........44
2.5.3.
Elemen-elemen yang terdapat dalam konsep framework COBIT.. ........47
2.5.4. Para
pengguna / pemakai Panduan Audit (Audit Guide Lines) yang
Dijelaskan
dalam COBIT..................................................................................48
2.5.5.
Definisi COBIT ........................................................ ................
............49
2.5.6.
Sumber daya IT yang diidentifikasikan serta dijelaskan dalam COBIT...50
BAB III ANALISIS DAN
PEMBAHASAN.........................................................................13
4.1. Profil
Perusahaan.........................................................................
.................. .13
4.1.1.
Penjualan dan Pemasaran ................................... ................ ........
........13
4.1.1.1.
Program Promosi................................................. ...............................13
4.1.1.2.
Layanan Konsumen................................. ................ ........ ................13
4.1.1.3.
Area Marketing Contractor....................... ......................... ................13
4.1.1.4.
Layanan Pendingin Produk ............................................... ................13
iii
4.1.1.5. Ho
Re Ca ...........................................................................................13
4.1.2.
Produksi dan Distribusi .........................................................................13
4.1.3.
Sistem Informasi....................................................................................14
4.1.4.
Struktur Organisasi Divisi Sistem Informasi...........................................14
4.1.5.
Flowchart sistem informasi akuntansi penjualan kredit ……..………....15
BAB IV PENUTUP.............................................................................................................18
5.1.
Kesimpulan.....................................................................................................18
5.2.
Saran...............................................................................................................18
DAFTAR
PUSTAKA ………………………………………………………………………..19
iv
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Dalam satu dasawarsa terakhir, iklim bisnis
secara global berkembang demikian cepat. Denyut persaingan meningkat seiring
lonjakan nilai perdagangan dan arus perpindahan modal antar bangsa. Batas
teritorial kini bukan lagi kendala untuk melakukan ekspansi usaha. Hal ini bisa
dilihat pada penetrasi pasar perusahaan global, sungguh di luar dugaan. Mereka
menerobos ke berbagai
negara, menciptakan kebutuhan, membentang pasar dan akhirnya
mengeduk keuntungan secara optimal.
Tentu tidak ada yang salah dengan praktik
tersebut. Dengan mengusung proses bisnis yang sangat rapi dan teratur mereka
sanggup melakukan optimalisasi setiap proses produksi. Setiap investasi yang
ditanamkan berujung pada imbas hasil yang berlipat ganda. Potret bisnis seperti
itu, sungguh bukan perkara yang mudah untuk diwujudkan. Butuh dukungan beragam
faktor, mulai dari dana, sumber daya manusia (SDM) yang kompeten, hingga
strategi manajemen yang jitu. Selain itu penguasaan teknologi informasi (TI)
juga menjadi aspek yang sangat dibutuhkan. Pemanfaatan teknologi, membantu
perusahaan untuk melakukan lompatan-lompatan usaha.
Saat ini, para pebisnis mulai sadar bahwa
teknologi membantu mereka memperbaiki proses bisnis. Penggunaan teknologi tidak
hanya sebagai proses otomatisasi informasi, tetapi juga menciptakan akurasi,
kecepatan dan kelengkapan sebuah proses bisnis. Praktik ini sering disebut
dengan istilah ebusiness.
Secara sederhana, e-business boleh diartikan sebagai konsep tata kelola
usaha dengan memanfaatkan teknologi, sehingga penggunaan tenaga,
modal dan sumber daya bisa lebih efisien, serta menghasilkan output yang optimal (wartaekonomi.com, Selasa 13
Juli 2004). Dalam jangka panjang pola seperti itu membuat proses bisnis kian
efisien, terukur dan punya fleksibilitas. Di banyak perusahaan di Indonesia,
pemanfaatan TI juga sudah menjadi kebutuhan mutlak.
Hampir di seluruh bidang industri, peran
teknologi sudah demikian penting mulai dari industri yang padat modal, hingga
sektor industri yang padat karya. Dari sekian banyak sector industri,
perbankanlah yang tercatat paling gencar untuk investasi dalam e-business. Hal ini wajar
dilakukan, karena produk yang mereka jual adalah jasa yang berupa angka-angka.
Akurasi, kecepatan mutu layanan, serta keamanan, menjadi sisi paling penting
yang harus secara cermat dikelola (wartaekonomi.com, Selasa 13 Juli 2004). PT
Bank Central Asia Tbk. (BCA) contohnya. Bank beraset Rp 122,61 triliun ini
rajin berbenah diri. Untuk anggaran investasi teknologinya BCA menyediakan dana
US$40 juta per tahun. Integrasi sistem sudah dibangun sejak tahun 1986. Pada tahap
itu, inti banking sistem juga dirombak dan diperbarui.
Dampaknya sungguh luar biasa dan
membanggakan. Data seluruh departemen terintegrasi. Sistem seluruh cabang
terajut secara online dan real time. Dua tahun lalu, BCA
mengucurkan investasi untuk pengembangan sistem SDM. Sistem ini secara terpadu
mampu menangani segala urusan pengelolaan karyawan secara nasional, baik
menyangkut urusan jenjang karier, distribusi gaji hingga urusan pengembangan
SDM.
Dalam perkembangannya, tidak hanya private sector (sektor
swasta) saja yang menerapkan TI dalam menunjang operasional usahanya. Sektor
publikpun sudah mulai menerapkannya. Tujuannya, jelas, untuk meningkatkan
pelayanan kepada publik secara lebih baik, transparan, responsif, fair, efektif
dan efisien serta memenuhi aspek handal, aman, otentik, akurat dan cepat dalam
mengelola data dan informasi pemerintah / publik. Praktik ini lebih sering
disebut dengan istilah e-government. Meski penerapan e-government
di Indonesia baru pada tahap awal, tidak ada salahnya
bila audit dilakukan.
1
Terobosan ini bisa memuluskan penerapan
e-government. Belakangan ini audit sistem informasi (SI) menjadi topik yang
hangat dibicarakan di kalangan komunitas TI. Tiada asap tanpa api. Rupanya
mencuatnya topik ini menyusul tidak beresnya kinerja sistem TI Komisi Pemilihan
Umum (KPU). Sejak pesta demokrasi digelar 5 April lalu, kembali KPU menjadi
sorotan. Banyak kalangan, khususnya komunitas TI, sudah jenuh dengan kinerja TI
KPU yang menelan dana Rp 200 milyar. Investasi sebesar itu ternyata tidak
menjamin proses penghitungan suara berjalan cepat. Malah yang terjadi, proses
itu bergerak lambat sekali. Kejengkelan masyarakat TI kian memuncak manakala
situs KPU berhasil dibobol hacker muda asal Yogyakarta
(wartaekonomi.com, Selasa 13 Juli 2004).
1.2. Perumusan Masalah
Dalam penelitian ini, penulis merumuskan masalah sebagai berikut :
bagaimana kinerja Sistem Informasi Akuntansi Penjualan PT.
Coca-Cola Bottling
Indonesia
Unit Jawa Tengah dinilai dari kerangka kerja COBIT ?
2
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Sistem Informasi Akuntansi
2.1.1. Pengertian Sistem
Sistem adalah suatu entity atau kesatuan yang terdiri dari bagian-bagian yang saling
berhubungan (sub sistem) yang bertujuan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu
(Zaki Baridwan, 1996:2). Menurut Barry E. Cushing :
“Suatu sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari 2 atau lebih
komponen atau sub-sistem yang berinteraksi untuk mencapai tujuan.”(Jogiyanto,
1998:3)
Menurut George H. Bodnar :
“Suatu sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang menimbulkan
hubungan satu dengan yang lainnya.”(Jogiyanto, 1998:3)
Menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin :
“Suatu sistem adalah suatu kesatuan yang terjadi dari interaksi
sub sistem yang berusaha untuk mencapai tujuan (goal) yang sama.”(Jogiyanto, 1998:1)
2.1.2. Pengertian Informasi
Informasi merupakan keluaran (output) dari
suatu proses pengolahan data. Output ini biasanya sudah tersusun dengan baik
dan mempunyai arti bagi yang menerimanya, sehingga dapat digunakan sebagai
dasar untuk pengambilan keputusan (Zaki Baridwan, 1991:4).
Menurut Joseph W. Wilkinson, halaman 3 :
“Informasi terdiri dari data yang telah ditransformasi dan dibuat
lebih bernilai melalui pemrosesan. Idealnya, informasi adalah pengetahuan yang
berarti dan berguna untuk mencapai sasaran.”
2.1.3. Pengertian Akuntansi
Pada dasarnya, akuntansi adalah sistem
informasi. Tepatnya, akuntansi adalah penerapan dari teori umum informasi untuk
masalah-masalah operasi ekonomi yang efisien. Akuntansi juga merupakan bagian
besar dari informasi umum yang dinyatakan dalam bentuk kuantitatif. Dalam
konteks ini akuntansi merupakan bagian dari sistem informasi umum suatu kesatuan
operasional dan juga merupakan bagian dari bidang besar di bawah nama konsep
informasi (Wilkinson, 1993:15).
2.1.4. Pengertian Sistem Akuntansi
Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir,
catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan
informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan
perusahaan (Mulyadi, 1993:3).
2.1.5. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi Akuntansi adalah susunan
berbagai formulir, catatan, peralatan, termasuk komputer dan perlengkapannya
serta alat komunikasi, tenaga pelaksananya dan laporan yang terkooordinasikan secara
erat yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi
yang dibutuhkan manajemen (Nugroho, 2001:4). Sistem Akuntansi maupun sistem
informasi akuntansi mempunyai pengertian yang serupa yaitu serangkaian kegiatan
administrasif untuk menangani transaksi perusahaan agar seragam, dilengkapi
dengan berbagai prosedur, dokumen dan jurnal yang hasilnya adalah berupa
laporan keuangan baik untuk keperluan internal maupun untuk keperluan eksternal
(Winarno, 1994:9). Sistem akuntansi memanfaatkan sumber daya yang ada di dalam
perusahaan. Sumber daya karyawan, mesin otomatis, computer dan sumber daya
lainnya.
3
Sistem akuntansi dapat dilaksanakan secara
manual (dengan memanfaatkan tenaga karyawan dan bantuan mesin otomatis,
misalnya mesin fotocopi, kalkulator, mesin tik) atau dengan komputerisasi
(dengan memanfaatkan komputer). Seperti halnya sistem informasi yang lain,
sistem informasi akuntansi juga mempunyai komponen-komponen yang membentuknya.
Adapun komponen komponen tersebut adalah :
a. Pihak-pihak yang terlibat
Sistem informasi memerlukan data untuk dipakai sebagai bahan
mentah dan menghasilkan informasi sebagai bahan jadi. Pihak yang terlibat dalam
suatu sistem informasi adalah operator, manajer, analis sistem, librarian, programmer, group pengendalian
dan administrator dan data base administrator.
b. Komputer dan mesin otomatis
Komputer merupakan perangkat keras yang digunakan untuk menginput
data dan memproses data sehingga menjadi informasi. Meskipun komputer sudah
dapat digunakan untuk mengolah dan memproses banyak pekerjaan, tapi masih
diperlukan mesin otomatis yang lain. Mesin-mesin yang sering diperlukan adalah mesin
fotocopi, mesin pencatat presensi karyawan, pesawat facsimile (fax), pesawat
telepon dan sebagainya. Mesin-mesin ini udah
banyak dihubungkan ke komputer sehingga akan menambah daya guna komputer.
c. Program komputer
Program komputer merupakan software (perangkat lunak) yang diperlukan
untuk menggunakan komputer. Tanpa program komputer, komputer tidak akan
berfungsi. Berdasarkan kegunaannya, program komputer dapat digolongkan menjadi
3 jenis :
(1) Sistem operasi
Berisi perintah-perintah dasar untuk menjalankan computer dan mengolah
file. Misalnya : Sistem Operator Windows, DOS, dan sebagainya.
(2) Bahasa Komputer (bahasa program)
Digunakan untuk membuat program aplikasi. Contohnya : Delphi,
Visual Basic, Pascal, Clipper, dan sebagainya.
(3) Program Aplikasi
Yaitu program yang siap digunakan untuk mengolah data menjadi
informasi. Contoh : Microsoft Office, DEA, SPSS, dan sebagainya.
d. Data Base
Data base merupakan kumpulan berbagai data yang diperlukan untuk
menghasilkan informasi. Data yang sejenis akan disimpan di satu file
tersendiri, misalnya data supplier, data barang , dan data transaksi,
masing-masing tersimpan dalam filefile tersendiri sehingga akan membentuk tiga
file. Semua file yang tersimpan dalam sistem data base akan saling berhubungan,
sehingga dapat menghasilkan informasi yang diperlukan. Data base merupakan inti
setiap sistem informasi, karena tanpa data base maka tidak dapat dihasilkan
laporan ataupun informasi.
e. Dokumentasi
Sistem Informasi yang baik seringkali ditandai dengan dokumentasi
yang baik pula. Dokumentasi yang sudah distandarisasi akan memudahkan pihak
yang ingin mempelajari sistem informasi yang saat ini ada. Pihak ini dapat
terdiri dari karyawan yang sudah lama bergabung dengan organisasi, karyawan
baru maupun pihak luar seperti akuntan pemeriksa atau konsultan informasi.
Dokumentasi yang harus ada dalam system komputerisasi adalah :
(1) Dokumentasi sistem
Yaitu dokumentasi yang menjelaskan semua hal yang berhubungan
langsung dengan sistem pemrosesan data. Dokumentasi ini meliputi bagan alir
sistem, uraian tentang masukan dan keluaran dan uraian tentang file-file yang diperlukan
beserta kegunaannya. Berbagai kemungkinan salah, pesan-pesan kesalahan dan
bagaimana kesalahannya harus didokumentasikan dengan jelas. Dokumentasi ini diperlukan
oleh pemakai akhir sistem, perancang sistem dan akuntan pemeriksa.
4
(2) Dokumentasi Program
Yaitu dokumentasi yang menguraikan kegunaan program, petunjuk cara
mengubah program, dan berbagai dokumentasi lain yang berhubungan langsung
dengan pemeliharaan dan pembuatan program komputer. Dokumentasi ini meliputi bagan
alir program, daftar lengkap program, susunan record, data yang diperlukan dan
hasil olahan. Dokumentasi ini diperlukan dan sangat penting artinya bagi
programmer dan data base administrator. Operator tidak boleh membaca
dokumentasi ini.
(3) Dokumentasi Operasi
Yaitu dokumentasi yang berisi petunjuk cara menjalankan program
dan menghentikan program, data apa yang diperlukan dan informasi apa yang akan
dihasilkan. Dokumentasi ini diperlukan oleh manajer, operator computer maupun
karyawan yang langsung menggunakan komputer.
f. Laporan
Suatu sistem informasi menghasilkan berbagai macam output dan yang
paling penting adalah laporan manajerial. Sebagai media informasi yang
terstruktur, laporan ini memberikan dasar bagi pengambilan keputusan yang
sehat. Ada berbagai jenis laporan antara lain laporan operasional, laporan perencanaan,
laporan pengawasan, laporan pertanggungjawaban,dan laporan kepatuhan sistem
informasi.Sebagai sebuah sistem yang cukup besar, sistem informasi akuntansi
mempunyai beberapa sub sistem, diantaranya adalah (Winarno, 1994:7) :
(1) Sistem Pembelian ;
(2) Sistem Penjualan Kredit ;
(3) Sistem Piutang Dagang ;
(4) Sistem Utang Dagang ;
(5) Sistem Persediaan ;
(6) Sistem Penggajian ;
(7) Sistem Buku Besar ;
(8) Sistem Akuntansi Biaya ;
(9) Sistem Penganggaran ;
(10) Akuntansi Pertanggungjawaban.
2.1.6. Bagan Alir (Flowchart)
Bagan alir atau flowchart
adalah diagram skematik dengan menggunakan
simbol-simbol standard, menghubungkan garis alir, disertai anotasi, yang
menggambarkan tahapan-tahapan yang dilalui dalam pengolahan informasi melalui
sistem akuntansi (Haryono, 2001:282). Flowchart
dapat digunakan untuk menyajikan kegiatan manual,
kegiatan pemrosesan komputer atau keduanya. Bagan alir (flowchart) dibedakan atau dibagi
menjadi 3 macam yaitu :
a. Flowchart Dokumen
Merupakan flowchart yang digunakan untuk menggambarkan elemen-elemen dari sebuah
sistem manual, termasuk catatancatatan akuntansi (dokumen, jurnal, dan buku
besar). Departemen
organisasional terlibat dalam proses dan kegiatan-kegiatan yang dilakukan
dalam departemen tersebut.
b. Flowchart Sistem
Merupakan flowchart yang digunakan untuk menunjukkan sebuah sistem yang terdiri atas proses
manual atau komputer, serta untuk menggambarkan aspek-aspek komputer dalam
sebuah sistem.
Mereka menggambarkan relasi antara input (sumber), file-file transaksi, program
komputer, file-file induk
dan laporan output yang
dihasilkan oleh sistem tersebut. Flowchart
sistem yang menjelaskan jenis media yang digunakan oleh sistem tersebut, seperti
pita magnetis, disk magnetis, dan terminal.
Dalam sistem informasi akuntansi data input adalah transaksi, sedangkan
outputnya adalah master file updated yaitu master file yang telah diperbaharui dengan file-file
yang baru sehingga menghasilkan
laporan-laporan ataupun laporan keuangan yang mutakhir.
5
c. Flowchart Program
Merupakan flowchart yang menjelaskan rangkaian tahapan logika dari suatu program
aplikasi pada sebuah flowchart sistem.
Para akuntan kadang-kadang menggunakan flowchart
program untuk memverifikasi kebenaran logika
program. Mereka membandingkan flowchart
dengan kode program actual untuk menentukan
apakah program tersebut pada kenyataannya melakukan apa yang dijelaskan oleh
dokumentasi. Flowchart program
memberikan rincian yang esensial untuk melakukan audit teknologi informasi.
2.2. Konsep Dasar Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai
Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama yaitu dari
penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang. Penjualan tunai dilaksanakan oleh
perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang
lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah
uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan
transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan (Mulyadi, 1993:455).
2.2.1. Fungsi-fungsi Yang Terkait
Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari penjualan
tunai adalah :
a. Fungsi Penjualan
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini
bertanggungjawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan
tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran
harga barang ke fungsi kas.
b. Fungsi Kas
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini
bertanggungjawab sebagai penerima kas dari pembeli.
c. Fungsi Gudang
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini
bertanggungjawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta
menyerahkan barang tersebut ke fungsi
pengiriman.
d. Fungsi Pengiriman
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini
bertanggungjawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah
dibayar harganya kepada pembeli.
e. Fungsi Akuntansi
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini
bertanggungjawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan
pembuat laporan penjualan
.
2.2.2. Informasi yang Dibutuhkan oleh Manajemen
Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari penerimaan
kas dari penjualan tunai adalah :
a. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok
produk selama jangka waktu tertentu ;
b. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai ;
c. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu
;
d. Nama dan alamat pembeli. Informasi ini diperlukan dalam penjualan
produk tertentu, namun pada umumnya informasi nama dan alamat pembeli ini tidak
diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan tunai ;
e. Kuantitas produk yang dijual ;
f. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan ;
g. Otorisasi pejabat yang berwenang.
6
2.2.3. Dokumen Yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam system penerimaan kas daripenjualan
tunai adalah :
a. Faktur Penjualan tunai
Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang
diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. Dalam dokumen
ini, berisi data-data mengenai nama dan
alamat pembeli, tanggal transaksi, kode dan nama barang, kuantitas,
harga satuan, jumlah harga, nama dan kode wiraniaga, otorisasi terjadinya
berbagai tahap transaksi. Faktur penjualan tunai diisi oleh fungsi penjualan
yang berfungsi sebagai penghantar pembayaran oleh pembeli kepada fungsi kas dan
sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penjualan ke dalam jurnal
penjualan. Tembusan faktur ini dikirimkan oleh fungsi penjualan ke fungsi
pengiriman sebagai perintah penyerahan barang kepada pembeli yang telah
melaksanakan pembayaran harga barang ke fungsi kas. Tembusan faktur ini juga berfungsi
sebagai slip pembungkus (packing slip) yang ditempelkan oleh fungsi pengiriman di atas pembungkus,
sebagai alat identifikasi bungkusan barang.
b. Pita Register Kas (Cash
Register Tape)
Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan
masin register kas (cash register). Pita register kas ini merupakan bukti penerimaan kas yang
dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai
yang dicatat dalam jurnal penjualan.
c. Bill Of Lading
Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan
penjualan barang (produsen) kepada perusahaan angkutan umum. Dokumen ini
digunakan oleh perusahaan angkutan umum.
d. Bukti Setor Bank
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke
bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank,
bersamaan dengan penyetoran kas dari hasil penjualan tunai ke bank. Dua lembar
tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditandatangani dan dicap oleh
bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh
fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai
dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai
ke dalam jurnal
penerimaan kas.
e. Rekap Harga Pokok Penjualan
Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga
pokok produk yang dijual selama satu periode (misalnya satu bulan). Dokumen ini
digunakan oleh fungsi akuntansi
sebagai dokumen pendukung bagi pembuatan bukti memorial untuk
mencatat harga pokok produk yang dijual.
2.2.4. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari penjualan
tunai sebagai berikut :
a. Prosedur order penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli
dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembeli melakukan
pembayaran harga barang ke fungsi kas dan untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi
pengiriman menyiapkan barang yang akan diserahkan
kepada pembeli.
b. Prosedur Persetujuan Kredit
Dalam prosedur ini, fungsi kas menerima pembayaran harga barang
dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran (berupa pita register kas dan cap
“lunas” pada faktur penjualan tunai) kepada pembeli untuk memungkinkan pembeli
tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman.
c. Prosedur Penyerahan Barang
Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada
pembeli.
7
d. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi
penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas. Di samping
itu fungsi akuntansi juga mencatat berkurangnya persediaan barang yang dijual
dalam kartu persediaan.
e. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank
Sistem pengendalian intern terhadap kas mengharuskan penyetoran
dengan segera ke bank semua kas yang diterima pada suatu hari. Dalam prosedur
ini fungsi kas menyetorkan kas yang diterima dari penjualan tunai ke bank dalam
jumlah penuh.
f. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas ke
dalam jurnal penerimaan kas berdasar bukti setor bank yang diterima dari bank
melalui fungsi kas.
g. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga
pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat dala kartu persediaan. Berdasarkan rekapitulasi
harga pokok penjualan ini, fungsi akuntansi membuat bukti memorial sebagai
dokumen untuk pencatatan harga pokok penjualan ke
dalam jurnal umum.
2.2.5. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam system penerimaan kas dari
penjualan tunai adalah :
a. Jurnal Penjualan
Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat
dan meringkas data penjualan. Jika perusahaan menjual berbagai macam produk dan
manajemen memerlukan informasi penjualan setiap jenis produk yang dijualnya
selama jangka waktu tertentu, dalam jurnal penjualan disediakan satu
kolom untuk setiap jenis produk guna meringkas informasi penjualan
menurut jenis produk tertentu
b. Jurnal Penerimaan Kas
Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntansi untuk
mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, di antaranya dari penjualan
tunai.
c. Jurnal Umum
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, jurnal ini
digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.
d. Kartu Persediaan
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, kartu
persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga
pokok produk yang dijual. Kartu persediaan ini diselenggarakan di fungsi
akuntansi untuk mengawasi mutasi dan persediaan barang yang disimpan di gudang.
e. Kartu Gudang
Catatan ini tidak termasuk catatan akuntansi karena hanya berisi
data kuantitas persediaan yang disimpan di gudang. Catatan ini diselenggarakan
oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan barang yang disimpan
dalam gudang. Dalam transaksi penjualan tunai, kartu gudang
digunakan untuk mencatat berkurangnya kuantitas produk yang
dijual.
2.3. Unsur Pengendalian Intern
Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam system penerimaan
kas dari penjualan tunai adalah :
2.3.1. Organisasi
1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas ;
2. Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi ;
3. Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan,
fungsi kas, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi.
8
2.3.2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
1. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan
dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai ;
2. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan cara membubuhkan
cap “tunai” pada faktur penjualan tunai dan penemp elan pita register kas pada
faktur tersebut ;
3. Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan
otorisasi dari bank penerbit kartu kredit ;
4. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara
membubuhkan cap “sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai ;
5. Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi
dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai.
2.3.3. Praktik yang Sehat
1. Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan ;
2. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya
ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja
berikutnya.
3. Penghitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik
dan secara mendadak oleh fingsi pemeriksa intern.
2.4. PENGERTIAN AUDITING SISTEM INFORMASI
Auditing Sistem Informasi adalah proses pengumpulan dan pengevaluasian
bukti-bukti untuk menentukan pengamanan aset-aset system komputer, memelihara
integritas data, menyesuaikan tujuan-tujuan organisasi agar dicapai secara
efektif, dan menggunakan sumber-sumber daya secara efisien. Jadi, auditing
sistem informasi mendukung tujuantujuan audit tradisional : membuktikan dan
mengukuhkan tujuan-tujuan maupun sasaran-sasaran (untuk external auditor) yang
fokus pada
pengamanan aset-aset dan integritas data, dan tujuan-tujuan
manajemen
2.4.1. TIPE-TIPE METODE PROSES AUDIT SISTEM INFORMASI
Ketika para auditor tiba / sampai pada tahap
/ fase uji pengendalian dari audit sistem informasi, satu dari keputusan utama
yang harus diputuskan mereka adalah apakah uji pengendalian itu di sekeliling
komputer (around the computer) ataukah menggunakan komputer (through
the computer). Istilah “auditing
around or through the
computer “ ini merupakan peninggalan dari masa lalu.
Istilah ini muncul / mencuat selama beberapa waktu lalu ketika para auditor
mendebatkan seberapa banyak pengetahuan teknis yang dibutuhkan guna mengaudit
sistem-sistem komputer. Beberapa berpendapat bahwa sedikit pengetahuan saja
yang dibutuhkan oleh para auditor karena para auditor dapat mengevaluasi sistem
komputer dengan lebih mudah melalui pengecekan input dan output mereka. Pendapat
lainnya, audit tidak bisa diatur secara tepat kecuali kinerja internal dari
sistem-sistem
komputer telah diuji dan dievaluasi. Sayangnya, pendapat dari
kelompok-kelompok yang terdahulu seringkali tidak dibarengi dengan pengetahuan
mereka secara teknis mengenai komputer. Saat ini, kita menyadari / mengakui
bahwa 2 pendekatan masing-masing memiliki manfaat dan batasan-batasannya
sendiri-sendiri dan bahwa masingmasing harus mempertimbangkan secara hati-hati
dalam hubungannya terhadap rencana dan pelaksanaan audit yang paling efektif
dan sesuai
dengan analisis biaya-manfaat (cost-benefit).
9
2.4.1.1. Auditing Around The Computer
Auditing around the computer meliputi
pencapaian pada opini audit melalui pengujian dan evaluasi
pengendalian-pengendalian manajemen dan kemudian input dan output (masukan
& keluaran ) hanya untuk sistem-sistem aplikasi. Berdasarkan pada kualitas
pada sistem aplikasi input dan output, para auditor mengambil kesimpulan
keputusan kualitas proses sistem-sistem aplikasi. Proses sistem aplikasi tidak
diuji secara pasti. Malahan, para auditor memandang komputer hanya sebagai
kotak hitam (black box). Para auditor seharusnya menguji sekeliling komputer ketika hal
itu dirasa sebagai cara yang paling efektif sesuai dengan analisis
biaya-manfaat untuk menyelesaikan audit. Lingkungan ini sering mencuat / timbul
ketika sistem aplikasi memiliki 3 karakteristik. Pertama, sistem mudah dan
berorientasi pada jumlah. Terkadang, jumlah sistem-sistem komputer menunjukkan
secara jelas sistem-sistem manualnya. Mereka memiliki perangkat-perangkat
sebagai berikut :
1) Sifat risikonya rendah. Hal itu tidak mungkin menjadi penyebab
/ subjek terjadinya error program atau ketidakteraturan atau dihubungkan dengan
ketidakefektifan dan tidak efisiensinya yang dirasa kurang significan di dalam
kinerja / operasi.
2) Logikanya ditunjukkan secara jelas. Tidak ada rutinitas /
kegiatan khusus yang dikembangkan untuk mengijinkan komputer untuk memproses
data.
3) Transaksi-transaksi masukan / input dikumpulkan, pengendalian
adalah pemeliharaan menggunakan metode-metode tradisionalsebagai contoh,
pemisahan dari tugas-tugas dan manajemen
pengawasan.
4) Proses awal terdiri dari penyortiran data masukan dan pembaruan
master file atau file-file utama secara berurutan.
5) Pembersihan jejak-jejak audit yang ada. Laporan rinci disiapkan
pada poin-poin kunci di dalam sistem.
6) Lingkungan pekerjaan dan tugas secara relatif konstan dan sistem
jarang sekali dimodifikasi.
Kedua, sering hal pengefektivan biaya untuk audit around the
computer ketika sistem aplikasi menggunakan paket yang digeneralisasi seperti
platform software. Jika paket tersebut disediakan
oleh vendor yang reputasinya baik, diterima dan tersebar luas, dan
memperlihatkan bebas error, para auditor mungkin memutuskan untuk tidak menguji
aspek pemrosesan dari sistem secara langsung. Malahan sebaliknya, mereka
mungkin mencari untuk meyakinkan :
1) Organisasi belum pernah memodifikasi paket dengan cara apapun ;
2) Ada pengendalian yang cukup terhadap kode sumber daya, kode
sasaran dan dokumentasi untuk mencegah modifikasi paket program dari
pihak-pihak yang tidak berwenang.
3) Pengendalian tingkat tinggi telah ada terhadap input sampai
dengan output dari paket program.(Weber, CHAPTER 2, Conducting an Information
System Audit, 55).
Sebagai tambahan, bagaimanapun, bahwa tidak semua paket software
yang umum / general membuat sistem aplikasi setuju / menerima proses audit around the computer. Beberapa
paket menyediakan seperangkat fungsi-fungsi umum yang masih harus diseleksi dan
dikombinasikan untuk menyelesaikan tujuan-tujuan sistem aplkasi. Sebagai
contoh, software sistem manajemen basis data
bisa saja atau ada kemungkinan menyediakan fungsi-fungsi umum yang
diperbarui, tapi program tingkat tinggi tetap harus dicatat untuk menggabungkan
/ mengkombinasikan fungsi-fungsi tersebut dengan cara-cara yang diinginkan.
Dalam situasi ini, para aditor kekurangan kemampuan untuk menduga / berkesimpulan
tentang kualitas pemrosesan dari pengujian simpel atau yang sederhana input dan
output sistem.
Ketiga, para auditor mungkin melakukan auditing around the
computer ketika tanggungjawab penuh berada pada user daripada pengendalian
komputer untuk menjaga aset-aset, memelihara integritas data, dan mencapai
tujuan-tujuan / sasaran-sasaran efektifitas dan efisiensi.
10
Dalam pengujian, perhatian utama / fokusnya adalah pada kehandalan
pengendalian user daripada kehandalan pengendalian komputer.
Biasanya auditing di seputar komputer adalah
pendekatan simpel untuk pengaturan audit, dan hal tersebut bisa dikerjakan oleh
para auditor yang memiliki beberapa kemampuan teknis tentang komputer. Audit
dianjurkan agar diatur atau dikelola, bagaimanapun, oleh seorang yang memiliki
keahlian dalam mengaudit sistem informasi.
Pendekatan di sini memiliki 2 batasan utama, pertama, jenis
sistem komputer yang mana dapat dipakai sangatlah terbatas. Ini
tidak dapat digunakan ketika sistem sangat beragam / kompleks. Di sisi lain,
para auditor mungkin gagal untuk memahami beberapa aspek dari sistem yang
mempunyai dampak signifikan pada pendekatan audit.
Kedua, pendekatan tersebut tidak memberikan / menyediakan
informasi tentang kemampuan sistem untuk menanggulangi / menguasai perubahan.
Sistem-sistem yang bisa didesain dan programprogram bisa ditulis dalam
cara-cara tertentu guna menghadang / memperlambat adanya degradasi / penurunan
kemampuan ketika user / pemakai menghendaki perubahan. Bagi para internal
auditor,
keunggulan maupun kekuatan sistem bisa menjadi perhatian penting
dalam pandangan mereka terhadap tujuan-tujuan efektivitas dan efisiensi.
2.4.1.2. Auditing
Through The Computer (Auditing
Menggunakan komputer)
Untuk bagian yang amat penting, para auditor kini terlibat dalam
auditing melalui komputer. Mereka menggunakan komputer untuk menguji :
1) Logika pemrosesan dan ketersediaan pengendalian / kontrol dalam
sistem,
2) Laporan-laporan yang diproduksi / dibuat oleh sistem.
Bergantung pada kompleksitas / banyaknya sistem aplikasi, tugas
dari proses audit melalui / menggunakan komputer justru agak lebih simpel, atau
diperlukan pencarian yang lebih luas lagi untuk tenaga teknis yang lebih
kompeten untuk menjadi bagian dengan para auditor. Proses auditing menggunakan
komputer harus digunakan dalam kasus-kasus berikut ini :
1) Risiko-risiko yang melekat dikumpulkan dengan sistem aplikasi
yang tinggi,
2) Proses-proses masukan / input dalam jumlah besar dan produksi /
output dalam jumlah besar yang diperluas, pengujian langsung atas validitas
dari input dan output yang sulit untuk ditangani,
3) Bagian penting / signifikan dari sistem pengendalian internal
diwujudkan dalam sistem komputer. Sebagai contoh, di dalam sebuah sistem
perbankan yang on-line, program komputer mungkin
mengumpulkan / menjumlahkan transaksi dari para teller / bagian
kasir guna memberikan dan menyediakan hasil-hasil pengendalian untuk
rekonsiliasi pada akhir proses harian,
4) Logika pemrosesan disimpan dalam sistem aplikasi yang rumit,
kompleks dan banyak. Sehingga bagian-bagian penting dari sistem kode diharapkan
mampu memfasilitasi pemakaian dari sistem atau
pemrosesan yang efisien,
5) Karena pertimbangan biaya-manfaat, celah-celah substansial yang
terlihat dalam jejak-jejak audit adalah hal yang biasa dalam suatu sistem.
Manfaat pertama dari auditing
through the computer adalah bahwa para auditor telah meningkatkan
kemampuan untuk menguji sebuah sistem aplikasi secara efektif. Mereka dapat
mempeluas jarak
dan kemampuan dari pengujian-pengujian yang mereka kerjakan dan
oleh karena itu meningkatlah keyakinan mereka mengenai kehandalan bukti-bukti
yang dikumpulkan dan dievaluasi. Lebih lanjut, melalui pengujian secara
langsung dari logika pemrosesan ditekankan / ditanamkan dalam sebuah sistem
aplikasi, para auditor telah dengan lebih baik mampu menaksir / mengukur
kemampuan sistem-sistem dalam rangka mengatasi perubahan dan kemungkinan
kehilangan ataupun peningkatan laporan pernyataan yang salah di masa depan.
11
Pendekatannya memiliki 2 kelemahan, yaitu, pertama, hal ini sering
kali memakan biaya banyak, terutama dengan yang berhubungan jam tenaga kerja
yang harus ditambah guna memahami pekerjaan-pekerjaan internal yang ada dalam
sebuah sistem aplikasi.
Kedua, dalam beberapa kasus, kita akan
membutuhkan penambahan keahlian teknis jika kta ingin mengerti betul tentang
bagaimana sistemsistem bekerja. Kelemahan-kelemahan ini sesengguhnya tidaklah
seluruhnya benar, bagaimanapun, auditing
through the computer adalah satu-satunya jalan / metode yang akan
terus hidup atau berjalan dalam rangka pelaksanaan audit. Biasanya, para
auditor tidak dapat menguji semua data prosesing yang dilakukan / dijalankan
oleh sebuah organisasi ketika hal itu mencapai opini atau pakah semua aset
telah terjaga / terlindung, integritas data telah terpelihara dan sistem-sistem
telah berjalan secara efektif dan efisien.
Malahan sebaliknya, mereka harus bergantung
pada sample data untuk memutusakan apakah tujuan-tujuan / sasaransasaran
tersebut diatas telah tercapai. Tugas pertama selama dilakukannya proses audit
adalah menguji / mengevaluasi apakah pengendalian operasional berjalan di luar
prosedur. Karena kontrol adalah sebuah sistem, ini hanya akan dijalankan jika
semua komponenkomponen tersebut di atas ada bekerja dengan secara efektif. Memimpin
/ mengatur sebuah audit sistem informasi adalah sebuah pengujian dengan
kompleksitas. Untuk mengatasi / menanggulangi kompleksitas ini, para auditor
membagi sistem untuk diuji ke dalam
beberapa sub-subsistem, menguji kehandalan dari kontrol-kontrol /
pengendalian-pegendalian terhadap keseluruhan kegiatan / peristiwa
di
dalam sub-subsistem
12
BAB III
ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Setelah melalui tahap penelitian umum yang
diperoleh melalui wawancara dengan Kepala Divisi Sales & Marketing
(S&M), dan IS Manager PT. Coca-Cola Bottling Indonesia Headquarter Jateng,
maka dalam bab ini akan disajikan olahan data beserta bahasan analisisnya untuk
menjawab persoalan-persoalan yang telah dirumskan dalam BAB I.
4.1. Profil Perusahaan
4.1.1. Penjualan Dan Pemasaran
Coca-Cola memiliki program untuk mendukung penjualan dan pemasaran
produk-produk Coca-Cola sendiri. Program tersebut bertujuan untuk meningkatkan
kepuasan dan loyalitas konsumen, yaitu :
4.1.1.1. Program Promosi
Coca-Cola mempunyai program prmosi yang beragam, yang tidak hanya
untuk meningkatkan penjualan dan pemasaran, tetapi juga meningkatkan loyalitas
konsumen terhadap produk Coca-Cola.
4.1.1.2. Layanan Konsumen
Di Coca-Cola, Customer Service
System (CSS), system pelayanan pelanggan Coca-Cola,
didesain untuk meningkatkan kepuasan dan loyalitas konsumen secara
terus-menerus terhadap produk-produk Coca-Cola dengan menyediakan pelayanan
yang optimal kepada seluruh pelanggan berdasarkan kebutuhan mereka masing-masing.
4.1.1.3. Area Marketing Contractor
Terbatasnya sumber daya dan kemampuan untuk melakukan pengembangan
daerah tertentu, sekaligus komitmen untuk menciptakan peluang kerja yang luas
di sektor informal, mendorong
Coca-Cola untuk secara serius dan berkesinambungan mengembangkan
jaringan Distribusi Tak Langsung (Indirect Distribution) berbasis Usaha Kecil dan Menengah (UKM) di Indonesia. Sistem
distribusi ini mengandalkan dua kelompok besar :
Area Marketing Contractor (AMC) dan Street Vending.
4.1.1.4. Layanan Pendingin Produk
Riset membuktikan bahwa 90% konsumen Coca-Cola lebih menyukai
membeli produk-produk Coca-Cola dalam keadaan dingin. Hal ini menunjukkan bahwa
peranan Cold Drink Equipment
(peralatan pendingin) sangat penting dalam meningkatkan pertumbuhan
penjualan dan mendorong tingkat keuntungan para pelanggan Coca-Cola.
4.1.1.5. Ho Re Ca
Dengan bekerjasama dengan berbagai Hotel, Restaurant, dan Cafe
ternama, Coca-Cola memberikan beragam penawaran menarik melalui program Ho Re
Ca ini.
4.1.2. Produksi dan Distribusi
Semua produk yang dijual dan didistribusikan oleh Coca-Cola Bottling
Indonesia diproduksi di Indonesia. Saat ini terdapat 10 pabrik pembotolan yang
tersebar di seluruh Indonesia. Selama ini pabrik-pabrik Coca-Cola di Indonesia
telah menerima berbagai penghargaan dari The Coca-Cola Company atas pencapaian
standar yang melampaui standar yang ditetapkan untuk pabrik-pabrik sejenis di
berbagai lokasi lain di dunia. Semua pabrik diwajibkan mematuhi dan bahkan
kerap kali melampaui berbagai ketentuan internasional dan peraturan
perundangundangan yang berlaku, dan secara teratur melaksanakan audit di bidang
pengawasan mutu, lingkungan, kesehatan dan keselamatan kerja. Minuman Coca-Cola
sebelum sampai ke tangan konsumen berawal dari
bahan baku pilihan berkualitas tinggi yang diproses melalui
beberapa tahapan, yaitu : persiapan bahan, pencampuran, pencucian, pengisian
dan penutupan, pengkodean, pemeriksaan, pengemasan, dan pengangkutan. Tim
penjualan Coca-Cola yang sangat besar tidak saja menjual produk-produk
Coca-Cola kepada para pelanggan, tetapi mereka juga memberikan saran bagaimana
sebaiknya mereka menjual produk-produk Coca-Cola.
13
Supervisor penjualan Coca-Cola juga teratur
mengunjungi para pelanggan dan memberikan bimbingan, serta menampung masukan yang
disampaikan para pelanggan. Kebijakan penjualan dan distribusi secara
menyeluruh diarahkan
oleh National Office di Cibitung, Bekasi, namun penerapan
kebijakan tersebut dilaksanakan oleh para manajer operasional dan regional yang
handal dan berpengalaman beserta staf mereka.
Pabrik Coca-Cola di Indonesia terbuka untuk kunjungan bagi semua lapisan
masyarakat, kalangan pendidikan, instansi pemerintah/swasta, organisasi sosial,
dll. Yang ingin melihat langsung proses produksi kami yang higienis dan berkualitas.
4.1.3. Sistem Informasi
Pengembangan pendekatan manajemen Sistem Informasi (Information System/IS) yang
terarah pada organisasi Coca-Cola merupakan bentuk pengaruh evolusi teknologi
terhadap dunia usaha dewasa ini. Peran penting sistem informasi terhadap
kinerja bisnis Coca- Cola, pengembangan sumber daya manusia dan nilai tambah
lainnya, terutama bagi pemegang saham, membutuhkan tim yang berdedikasi tinggi
dan profesional dalam bidang manajemen sistem informasi.
Tantangan akan muncul sesuai dengan kebutuhan. Setiap tantangan harus
ditangani sesuai prioritas guna menjamin kepuasaan terhadap jasa layanan
pelanggan dalam skala bisnis yang luas. Perusahaan Coca-Cola sendiri
menggunakan sistem terintegrasi yang menghubungkan seluruh aspek bisnis.
Terlepas dari fokus dari aktifitas baik serupa supply chain, financial atau yang
berhubungan langsung dengan kegiatan penjualan, manfaat dari sistem informasi
akan dirasakan oleh seluruh komunitas
bisnis kami. Salah satu manfaat terpenting dari investasi
Coca-Cola Bottling Indonesia pada teknologi sistem informasi selama lima tahun
terakhir adalah dengan meningkatnya kemampuan karyawan di seluruh level organisasi
Coca-Cola. Masa depan akan menjelang. Teknologi akan terus
berkembang dan menciptakan peluang baru untuk peningkatan produktivitas
sumber daya manusia.
Kemampuan karyawan Coca-Cola untuk menggunakan informasi akan
terus meningkat, kualitas infrastruktur publik akan meningkat, dan pelanggan
Coca-Cola sendiri akan membangkitkan kebutuhan akan layanan baru seiring
kemajuan teknologi. Seluruh hal tersebut membutuhkan dukungan dari tim yang
profesional dalam organisasi Coca- Cola. Departemen IS akan melanjutkan
kemitraannya dengan pimpinan dari setiap lini bisnis internal, serta ikut
membantu proses evolusi guna meningkatkan kualitas investasi sistem informasi
di perusahaan Coca-Cola dan pada akhirnya untuk meningkatkan layanan terhadap
pelanggan.
4.1.4. STRUKTUR ORGANISASI DIVISI SISTEM INFORMASI
Penjelasan mengenai tugas, wewenang serta tanggungjawab para
personel di atas adalah sebagai berikut :
1. Seorang Kepala Business Service Department (BSD) mempunyai tanggungjawab
sebagai berikut :
a) Perancangan, penyebarluasan dan pengelolaan seluruh
infrastruktur teknologi yang dibutuhkan untuk mendukung kebutuhan-kebutuhan bisnis
pada perusahaan,
b) Mengelola dan mengatur aktivitas serta kegiatan-kegiatan
operasional dari multi-platform data center mereka ;
DSE : 3 orang
( Desktop Support Engineer )
BFPC : 1 orang
( BASIS for Personal Computer )
BSM
( Business Service Manager )
14
ISO
( Information System Officer )
c) Mengatur serta mengelola keamanan, perlindungan, dan perbaikan
dari informasi bisnis mereka ;
d) Mengelola persediaan atau inventory hardware dan software
teknologi informasi mereka, memberikan pengarahan dan keahlian teknikal yang bisa
meningkatkan dan mengoptimalkan total seluruh investasi teknologi mereka.
16
Keterangan :
SOP : Surat Order Penjualan
FP : Faktur Penjualan
SPB : Surat Penyerahan Barang
Penjelasan mengenai flowchart (bagan alur) transaksi penjualan
kredit :
Bagian penjualan menerima order dari pelanggan, lalau order
tersebut dikirimkan ke bagian kredit untuk diperiksa status kreditnya, jika
terjadi penolakan pemberian kredit maka order pelanggan tersebut dikirim
kembali ke pelanggan, tetapi jika pemberian kredit itu diterima, maka bagian
kredit
memberikan otorisasi kredit kepada order
pelanggan tersebut, kemudian.
order pelanggan tersebut dikirim kembali ke
bagian penjualan untuk
dibuatkan Surat Order Penjualan (SOP) rangkap
2 yaitu :
Lembar 1 : Untuk arsip bagian gudang, yang digunakan untuk
pengecekan
apabila sewaktu-waktu ada pengontrolan.
Lembar 2 : Untuk arsip bagian penjualan.
Berdasarkan order yang diterima dari pelaggan, bagian penjualan
juga
membuat faktur penjualan rangkap 6, yaitu :
Lembar 1 : Untuk bagian kas, yang sebelumnya dibawa dulu ke
pelanggan.
Lembar 2 : Untuk bagian akuntansi.
Lembar 3 : Untuk bagian gudang, yang sebelumnya dibawa dulu ke
pelanggan.
Lembar 4 : Untuk bagian penjualan.
Lembar
5 : Untuk arsip komisaris.
Lembar 6 : Untuk arsip pelanggan, bersamaan dengan pengiriman
barang.
a) Lembar 1, 2, 4, dan 5 merupakan faktur penjualan, sedangkan
lembar 3 dan 6 merupakan Surat Penyerahan Barang (SPB).
b) Kemudian bagian penjualan mengirimkan faktur penjualan lembar
1, 3, dan 6 ke bagian gudang penyediaan barang,maka bagian gudang penyediaan
barang, menyiapkan barang sesuai pesanan.
c) Setelah semua barang disiapkan, maka bagian gudang penyediaan
barang memberikan faktur penjualan lembar 1, 3, dan 6 beserta dengan arang ke
gudang pengiriman barang, serta memberitahu bagian gudang pengiriman barang
untuk mengirimkan barang sesuai dengan faktur penjualan tersebut.
d) Faktur penjualan lembar 1, 3, dan 6 dibawa ke pelanggan beserta
barang pesanan. Kemudian setelah diotorisasi oleh pelanggan, lembar 6 ditinggal
di pelanggan untuk arsip pelanggan lembar 1 dan 3 dibawa kembali oleh salesman,
untuk lembar 1 diberikan ke bagian kas dan untuk lembar 3 diberikan ke bagian
akuntansi untuk dicatat ke dalam kartu persediaan.
17
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan evaluasi yang telah penulis lakukan terhadap sistem
informasi akuntansi penjualan berbasis komputer dengan menggunakan framework
COBIT pada PT. Coca-Cola Bottling Indonesia Unit Sulawesi Tenggara – Kendari melalui interview dengan 2 narasumber yaitu
Kepala ISO (Information System Officer) serta Kepala Divisi Sales & Marketing, maka didapat kesimpulan sebagai
berikut :
Sistem Informasi (SI)
berbasis Teknologi Informasi (TI) yang diterapkan oleh PT. Coca-Cola Bottling Indonesia terutama yang ada pada Unit Sulawesi
Tenggara - Kendari, berdasarkan hasil analisa menggunakan konsep maturity
modeel yang dirumuskan dalam framework COBiT menetapkan bahwa SI berbasis TI yang
diterapkan selama ini telah berada pada skala 4 yaitu Manage. Sehingga,
dengan demikian SI berbasis TI yang diterapkan oleh perusahaan telah memberikan
competitive advantages (keunggulan bersaing) tersendiri bagi Coca-Cola
Bottling Indonesia .
pada umumnya dan Unit Sulawesi Tenggara - Kendari pada khususnya
terhadap pesaingnya baik yang termasuk dalam Multi National Corporation (MNC)
maupun kompetitornya yang bergerak pada jenis industri yang sama yaitu produksi
minuman bgersoda. Selain itu, penerapan system informasi berbasis teknologi
infromasi pada Coca-
Cola
Bottling Indonesia khususnya Unit Sulawesi Tenggara - Kendari telah memberikan
banyak manfaat bagi kegiatan operasional perusahaan sehari-hari.
Sehingga, investasi yang dikeluarkan
untuk teknologi informasi tidak terbuang sia-sia namun berbuah manfaat.
5.2. Saran
Meskipun sistem informasi berbasis komputer yang diimplementasikan
pada PT. Coca-Cola Bottling Indonesia Unit Sulawesi Tenggara - Kendari pada
umumnya dan divisi Sales & Marketing pada khususnya telah berada pada
posisi yang membanggakan yaitu pada skor 4 : Manage, namun tidak ada salahnya
jika penulis memberikan sedikit sumbang saran bagi pengembangan sistem
di masa yang akan datang :
1. Coca-Cola Bottling Indonesia sebaiknya melakukan pengawasan
secara terus menerus terhadap penerapan sistem informasi berbasis teknologi
informasi tidak hanya pada Divisi Sales & Marketing yang merupakan
divisi terpenting pada perusahaan tetapi juga pada divisi-divisi lainnya yang
bekerja saling menunjang agar dapat mengantisipasi adanya kelemahan-kelemahan
yang terdapat pada sistem tersebut untuk segera diambil tindakan
perbaikan.
2. Perputaran jabatan seperti yang selama ini sudah diterapkan
hendaknya tetap dipertahankan dengan tujuan agar dapat mengantisipasi adanya persekongkolan antara karyawan yang satu dengan karyawan yang
lainnya.
18
DAFTAR PUSTAKA
Dasar-dasar Akuntansi, Edisi 5,
Yogyakarta, Bagian
Penerbitan STIE YKPN.
A. Hall, James, 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 1,
Jakarta, Salemba
Empat.
Arikunto, Suharsimi, 1998, Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan
Praktik. Edisi
Revisi IV, Jakarta, Rineka Cipta.
Baridwan, Zaki, 196, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi II,
BPFE, Yogyakarta.
Baridwan, Zaki, 1993, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi
Kedua, Yogyakarta.
Handoko, T. Hani, 1995, Manajemen, Edisi 2, Yogyakarta,
BPFE Yogyakarta.
J. L. Boochold, 1999, Accounting Information System,
Transaction Processing
and Controls, International
Editions, New York, The Mc. Grow Hill
Book Companies, Inc.
Jogiyanto H. M., 1997, Sistem Informasi Akuntansi Berbasis
Komputer, Edisi II,
BPFE, Yogyakarta.
Jusup, AL. Haryono, 2001, Auditing (Pengauditan),
Yogyakarta, Bagian
Penerbitan STIE YKPN.
Mulyadi, 1993, Sistem Akuntansi, Edisi 3, Yogyakarta,
Bagian Penerbitan STIE
YKPN.
Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan
Ketiga, Jakarta, Bagian
Penerbit Salemba.
Soeratno, 1993, Metodologi Penelitian Ekonomi dan Bisnis,
Edisi Revisi,
Yogyakarta, UPP AMP YKPN.
Suparmoko, M, dan Josep R. Tarigan, 1996, Metode Pengumpulan
Data, Edisi I,
BPFE, Yogyakarta.
Tugiman, Hiro, 1995, Pengantar Audit Sistem Informasi,
Yogyakarta, Liberty.
Wilkinson, Joseph W., 1993, Sistem Akunting dan Informasi,
Edisi III, Jilid 1, alih
bahasa : Ir. Agus Maulana, MSM, Binarupa Aksara, Jakarta.
COBIT Steering Committee and The IT Governance Institute, July
2000, COBIT
19
Audit Guidelines, 3 rd
Edtion, IS Audit and Control Foundation IT
Governance Institute, Illinouise, USA.
Arief, Mochamad, 2003, The Best E-Company Award, Warta
Ekonomi, Jakarta.
Rozy, Faizah dan Andy Zoeltom, 2004, Audit e-Government ? Perlu
Dong……,
Warta Ekonomi, Jakarta.
Weber, Ron, 2000, Conducting an Information System Audit,
USA.
20
